【ビフォー】
【アフター】
【結果／効果】
（なにが）
共有フォルダに使用してないもの、不要なものが増え
検索に時間がかかってしまう
（どうなった）
フォルダ数27→16へ整理
1日平均で60秒短縮×月間20日発生
1カ月あたり：1200秒削減 1200円削減
【専門家コメント】
共有フォルダ内の不要データを削減し、ナンバリングによる体系化で
検索時間を大幅に短縮した見事な改善事例ですね。
【ビフォー】の状態では、使用していないフォルダやファイルが乱立しており、「どれが最新か」「どこに必要な情報があるか」を探す検索のムダが発生していました。
今回、【アフター】のように不要なフォルダを精査して「27個から16個へ大幅削減（整理）」し、さらに各フォルダの先頭に「01_」「02_」といった数字を付与して並び順を整
られた（整頓）のがとても素晴らしいと感じました。
デジタル上の探すムダ削減は、全社員の業務スピード向上に直結しますね。
物理的な現場だけでなく、画面の中まで5Sの思想を浸透させた素晴らしい取り組みです。改善活動お疲れ様でした。
さて今後のさらなる改善に向けてですが、
フォルダの階層構造と命名ルールが非常に綺麗に整いましたので、
ここからさらに一歩踏み込んで「リバウンドを防ぐための運用ルールの標準化」
を検討していただければと思います。
時間が経つと、どうしても各自が新しいフォルダを勝手に作成したり、
ファイル名がバラバラになって再び乱れてしまうケースが多く見られます。
そこで、さらにここから踏み込んで、
「日付_件名_作成者（例：20260823_5S報告書_山田）」といったファイル・フォルダ名のつけ方ルールをフォルダの一番上（「00_運用ルール」など）に置いておいたり、
年に1回、使わなくなった過去データを「旧データ保管庫」へ移動させる「デジタル大掃除の日」を設けてみてはどうでしょう。
「データの整理整頓」の次は、誰が使っても二度と散らからない「データ管理の標準化」へ。
オフィスワークの生産性をさらに引き上げるために、ぜひもう一工夫を加えてみてください。
引き続き頑張ってください。
さらなる改善事例をお待ちしております。
