この事例は、保険証券を契約会社ごとのファイルにまとめた整頓事例で、専門家評価はBランク（48点）。ファイル数と保管スペースが減り、証券を探しやすくなった。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 改善の種類 | 整頓 |
| 改善場所 | オフィス |
| 改善対象 | 書類（保険証券） |
| 専門家評価 | Bランク（48点。Bは46〜65点） |
| 効果 | ファイル数が減って保管スペースが減ったうえ、証券を探しやすくなった |
改善前の状態（Before）
保険証券は、保険証券番号ごとに個別にファイルされていました。証券の数だけファイルが増えるため、保管スペースを取り、目的の証券を探すのにも手間がかかる状態でした。
改善内容（After）
保険証券を、契約会社単位のファイルにまとめました。証券番号ごとに分かれていたファイルが契約会社ごとに集約されたことで、保管スペースが減り、探しやすくなりました。
専門家コメントによると、ファイルの背表紙には色が付けられており、色別の整頓も行われています。
専門家コメント
個別の保険証券を会社ごとにわかりやすく整頓した改善事例ですね。ファイル数も削減され、見ためもすっきりして、証券を探しやすくした素晴らしい改善活動ですね。
個別にばらばらになっているものをある基準で分け分けすることこそ、整頓の極意です。その整頓の極意をしっかりと実現していただき、感謝申し上げます。ありがとうございます。
さらに、写真をよくみると、ファイルの背表紙に色をつけて色別整頓も実行されていて、よく考えられた改善活動と感心いたしました。
せっかくなので、ぜひ横展開も検討してみてくださいね。保険証書以外にも、オフィスには様々な書類があふれていることと思います。それらの書類を今回の改善事例のように、「ある基準」でぜひ分け分けしてみてください。そうすることで、どんどんオフィスの生産性が向上していきますよ。
では、さらなる改善報告をお待ちしております。引き続き、がんばってください！
5S改善評価：合計48点（Bランク）
| 評価項目 | 評価 | 点数 |
|---|---|---|
| （1）成果の大きさ | B | 12点 |
| （2）改善の独自性 | B | 12点 |
| （3）改善の難易度 | C | 8点 |
| （4）清潔レベル | C | 8点 |
| （5）習慣（しつけ）レベル | C | 8点 |
| 合計 | B | 48点 |
（1）成果の大きさ：B（12点）
理由：ファイル数が減って保管スペースが減り、証券を探しやすくなった。見た目もすっきりし、書類を扱う日常業務の手間を確実に減らしている。「満足のいく成果」と評価する。
（2）改善の独自性：B（12点）
理由：「契約会社」という基準で分け直し、さらに背表紙の色で区別する二段構えの整頓になっている。ばらばらのものを基準で分けるという整頓の基本を、きちんと形にした。「標準的に発想ができる改善」と評価する。
（3）改善の難易度：C（8点）
理由：証券のファイルをまとめ直し、背表紙に色を付ける作業が中心で、特別な道具や加工を必要としない。「そんなに時間をかけない改善」と評価する。
（4）清潔レベル：C（8点）
理由：契約会社ごとのファイルと色分けで、今は探しやすい状態になっている。ただし、新しい証券が届いたときの入れ方のルールが決まっていないため、何かのきっかけで元のばらばらな状態に戻るおそれがある。「何かのきっかけで再発する改善」と評価する。
（5）習慣（しつけ）レベル：C（8点）
理由：改善報告には、新規証券の入れ方や色分けの基準を決めた記述がなく、ルールは未整備の状態と判断する。入れ方と色の決まりを標準にして周知すれば、B以上も可能。
評価できる点と、Aランクに近づく次の一歩
評価できる点
オフィスの書類は、「とりあえず1件1ファイル」で増え続けがちです。そこに「分ける基準」を持ち込んだこの改善は、整頓の考え方そのものを実践した取り組みです。特に次の3点は、しっかり評価したいところです。
- 「契約会社ごと」という分かりやすい基準で分け直した。専門家も、ある基準で分け分けすることを「整頓の極意」と評価しています
- 色別の整頓まで一歩踏み込んだ。背表紙の色で区別することで、ファイルを開かなくても目的の会社の証券にたどり着けます
- スペースと探す手間の両方を減らした。ファイル数が減って保管スペースが空き、探しやすさも上がっています
あと18点でAランク。清潔と習慣を2段階ずつ上げ、横展開で成果を広げる
合計48点のこの事例は、Aランク（66点以上）まであと18点です。新規証券の入れ方のルールを決めて清潔レベルをC（8点）からA（16点）に、そのルールを標準にして周知・点検まで進めて習慣（しつけ）レベルをC（8点）からA（16点）に上げると、合計は64点です。ここで、専門家が勧める横展開で、ほかの書類にも同じ分け方を広げ、成果の大きさをB（12点）からA（16点）に上げられれば、合計は68点になり、Aランクに届きます。
| 上げ方 | 成果 | 清潔 | 習慣 | 合計 | ランク |
|---|---|---|---|---|---|
| 現在 | B（12点） | C（8点） | C（8点） | 48点 | B |
| 清潔・習慣をAに | B（12点） | A（16点） | A（16点） | 64点 | B |
| さらに横展開で成果をAに | A（16点） | A（16点） | A（16点） | 68点 | A |
「新しい証券の入れ忘れ・入れ間違い」を、起きる前に防ぐ
新しい証券が届くたびに「どこに入れるか」をその都度考えていると、色の違うファイルに入ったりして、また探す状態に戻ってしまいます。乱れてから直す「後追い」ではなく、乱れが起きない仕組みにしておくことが大切です。清潔レベルの最高位は「問題を未然に防止できる仕組み」です。「気をつけて入れる」に頼らず、表示と手順で迷わない形にします。
| 起こりうる不具合 | 未然防止の仕組み（例） |
|---|---|
| 新しい証券をどのファイルに入れるか迷う | 新規証券を受け取ったら、その日のうちに契約会社のファイルへ入れる手順を決める（例） |
| 色の意味が分からず、違うファイルに入れる | 契約会社と背表紙の色の対応表を、ファイル棚に掲示する（例） |
| 契約会社が増えたとき、色の付け方がばらばらになる | 新しい契約会社のファイルを作るときの色の決め方を、ルールにしておく（例） |
| 満期・解約の証券が残り続け、またファイルが増える | 年に1回、証券の見直し日を決めて点検する（例） |
保険証券は大切な書類なので、保管のルールは書類を扱う担当者と確認しながら決めてください。そのうえで、専門家のアドバイスのとおり、ほかの書類も「ある基準」で分け分けしてみてください。基準と色のルールが職場全体にそろえば、Aランクが見えてきます。
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