この事例は、製造部の書庫を更新して整理・整頓した事例で、専門家評価はBランク（52点）。あと14点でAランクに届く。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 改善の種類 | 整理・整頓 |
| 改善場所 | オフィス（製造部の書庫） |
| 改善対象 | 書類 |
| 専門家評価 | Bランク（52点。Bは46〜65点） |
| 効果 | 書庫を更新し、整理整頓を行った。専門家から「だいぶスッキリした」との評価 |
改善前の状態（Before）
製造部の書庫は、書類があふれ、乱雑な状態でした。改善報告には、書類の量や棚の数などの細かな記載はありません。ただ、専門家コメントでは「ここまで乱雑になった」と受け止められており、探しにくく、片づけにくい状態だったことがうかがえます。
改善内容（After）
書庫を更新し、整理整頓を行いました。改善報告の「結果／効果」には、「製造部書庫が、書庫を更新し整理整頓を行った」と記されています。
専門家コメント
だいぶスッキリしたかと思います。ここまで整理・整頓するのって、おそらく半日くらいの時間をかけたのではないでしょうか？
以前にも書いた意見ですが、ここで気づいたことを改善へと結びつけることが大切です。ここまで乱雑になったのは、どんな理由があったと思うか。
- 長い間、誰も気にしてなかった
- 書類の廃棄ルールを決めてなかった
- どこに何を置くかわからなかった
- 勝手に置かれている荷物がある？
いろいろ理由は出てくると思います。だからこそ、その真因を止めないと、また半日もかけて整理整頓をする必要が出てきます。だけど、ちゃんと真因が解消できたら、この半日の作業が不要になるわけです。
自然と増えて片づけることに意味を見出すか、不要書類を増やさないことに意味を見出すか。いったいどっちが品質的な信頼がおけるか。あなたがお客さん側だったらと想像すると、ちゃんと判断できますよね。
そのレベルの改善を進めるか進めないかは、これを読んでいるあなたの判断です。ぜひ正しい考え方を身に付けてくださいませ。
5S改善評価：合計52点（Bランク）
| 評価項目 | 評価 | 点数 |
|---|---|---|
| （1）成果の大きさ | B | 12点 |
| （2）改善の独自性 | C | 8点 |
| （3）改善の難易度 | A | 16点 |
| （4）清潔レベル | C | 8点 |
| （5）習慣（しつけ）レベル | C | 8点 |
| 合計 | B | 52点 |
（1）成果の大きさ：B（12点）
理由：書庫を更新して整理整頓を行い、専門家が「だいぶスッキリした」と評価した。職場の見た目と使いやすさは確かに変わった。一方で、探す時間の短縮など数字で示された効果は、改善報告にはない。「満足のいく成果」と評価する。
（2）改善の独自性：C（8点）
理由：書庫の整理・整頓は、多くの職場で取り組まれている改善であり、よく似たタイプが多い。「よく似たタイプが多い改善」と評価する。
（3）改善の難易度：A（16点）
理由：書庫を更新し、書類全体を整理・整頓するには、専門家が「おそらく半日くらい」と推測するほどの時間と手間がかかる。やり切った点を評価し、「そこそこ時間をかけた改善」と評価する。
（4）清潔レベル：C（8点）
理由：片づけた結果はスッキリしているが、乱雑になった真因が取り除かれたかどうかは、改善報告からは分からない。真因が残っていれば、何かのきっかけでまた書類は増える。「何かのきっかけで再発する改善」と評価する。
（5）習慣（しつけ）レベル：C（8点）
理由：書類の廃棄ルールや、置き場所を決めるルールが設定されたという記載がない。ルールが未整備の状態と判断する。「徹底すべきルールを設定する」ところから始めたい。
評価できる点と、Aランクに近づく次の一歩
評価できる点
Bランクの中でも、この事例は点数としては下位ですが、次の点はしっかり評価したいところです。
- 書庫全体に手を入れ、やり切った。難易度はA（16点）。長い間そのままになりがちな書庫に、きちんと向き合っています
- 専門家が一目で「スッキリした」と感じる状態になった。職場の見た目が変わると、次の改善に取り組む気持ちも生まれます
- 改善が「やって終わり」でないと気づける材料がそろった。専門家コメントが示す「乱雑になった理由」は、次の改善にそのまま使えます
あと14点でAランク。清潔と習慣を上げる
合計52点のこの事例は、Aランク（66点以上）まであと14点です。専門家が指摘する「真因」を止める仕組みを作り、清潔レベルと習慣（しつけ）レベルの両方を上げることが近道です。清潔レベルをC（8点）からA（16点）に、習慣レベルをC（8点）からA（16点）に上げると、合計は68点になり、Aランクに届きます。片方だけでは届きません。
| 上げ方 | 清潔 | 習慣 | 合計 | ランク |
|---|---|---|---|---|
| 現在 | C（8点） | C（8点） | 52点 | B |
| 清潔と習慣をBに | B（12点） | B（12点） | 60点 | B |
| 清潔をA、習慣をBに | A（16点） | B（12点） | 64点 | B |
| 清潔と習慣をAに | A（16点） | A（16点） | 68点 | A |
「書類があふれる」を、起きる前に防ぐ
整理・整頓・清掃は、放っておくとモグラ叩きになりがちです。書庫を片づけても、書類が自然と増えていけば、また半日かけて片づけることになります。これが「後追い」です。清潔レベルの最高位は「問題を未然に防止できる仕組み」です。専門家が挙げた4つの理由を手がかりに、増えない仕組みを考えます（例）。
| 専門家が挙げた理由 | 未然防止の仕組み（例） |
|---|---|
| 長い間、誰も気にしてなかった | 月に1回など、書庫を見直す日を決め、予定表に入れる |
| 書類の廃棄ルールを決めてなかった | 書類の種類ごとに、保管期間と廃棄の時期を決めて、棚に表示する |
| どこに何を置くかわからなかった | 棚や箱に、置く書類の名前と場所（定位）、種類（定品）、量（定量）を表示する |
| 勝手に置かれている荷物がある？ | 書庫に置いてよい物と、置いてはいけない物を決めて、入口に掲示する |
書庫の使い方や置き場所の変更は、書庫を使う関係者と相談しながら決めてください。保管期間は、社内の取り決めや関係する法令に合わせて、担当者と確認して決めてください。
専門家のコメントにもあるとおり、不要書類を増やさないことに意味を見出せば、片づけの手間そのものが減ります。次に取り組む改善として、ぜひ検討してください。
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