5S改善事例：古い図面の整理・整頓

【結果／効果】

（なにが）
紙の図面が無くなり
（どうなった）
場所が広くなった。
パソコンの中に見積書や加工するノウハウや
外注先を書いた図面を入れているので単価等
を調べる時に便利になった。

【専門家コメント】

改善活動ありがとうございます。
紙図面をスキャニングして、電子保存した改善ですね。
情報の５Sが一歩進んだことを嬉しく思います。

今回、電子化が一歩進んだことで以下の効果があったと考えます。

■電子保存の効果
効果① 紙図面がなくなり、省スペース化に繋がった
効果② 紙の汚れや破れなどによる情報が見えずらくなることを防止（情報の保管品質の改善）

今回は、情報の５Sの第一歩として、パソコンのフォルダー管理を採用していますが、
フォルダーによるファイル管理を上手く進めるには、以下の点を留意してください。

■フォルダー管理の留意点
留意点① フォルダー階層のルール決め（保管場所のルール決め）
　　　　 →フォルダー階層の共通ルールを決め、社内で共有する。

留意点② ファイル名の名前の付け方の命名規則を作る
　　　　 →ファイルの名前の付け方にも社内で共通運用するルールを定めた方がよいです。
　　　　　特に最新版管理を実施するうえで、ファイル名の命名規則は重要です。
　　　　
　　　　　命名規則の例：　ファイル名_更新日_最終更新者

留意点③ 個人名フォルダーは作らない
　　　　 →個人名のフォルダーを作ると、
　　　　　 担当者以外にはブラックボックス化するので、個人名フォルダーは作らないようにしましょう。

上記の点を参考に情報の５Sをレベルアップさせてください。