5S改善事例：書類ケースの交換

【結果／効果】

（なにが）
開けて確認する手間が
（どうなった）

1日平均で6,000秒短縮×月間の発生4日数
1カ月あたり：24,000秒削減
金額換算24,000円

【専門家コメント】

改善活動ありがとうございます。
書類ケースを交換し、書類ケースの中にどんな書類が入っているかを明示した改善ですね。

書類を長期保管する際には、法的・業務的な要件を満たしながら、必要な書類をすぐに取り出せるようにしておくことが重要です。以下に、書類を長期保管する際のポイントをまとめます。

【書類の長期保管におけるポイント】

１．保管期間の設定と明示
　書類の種類ごとに法定の保管期間を確認し、「いつまで保管するか」を明示します。たとえば、会計帳簿や領収書は一般的に7年間、労務関係書類は3～5年間が目安です。各書類に「保管期限（例：2028年3月末まで）」と記載したラベルを貼ると管理がしやすくなります。

２．分類と整理
　年度別・種類別に書類を分類し、ファイルやボックスに整理します。ラベルやインデックスを活用し、検索性を高めることが大切です。

３．デジタル化との併用
　重要書類はスキャンして電子データとして保管しておくと、検索性が向上し物理スペースの削減にもつながります。