5S改善事例：プリントアウトするまでの時間を短縮

【結果／効果】

（なにが）
マウスとキーボードを打つムダが
（どうなった）
1日平均で80秒短縮×10日
〈1カ月20日稼働で試算してください〉
1カ月あたり：800秒削減
〈1日○○秒削減×発生日数○○日〉

【専門家コメント】

改善活動ありがとうございます。
書類をプリントアウトするまでの時間が短縮化した事例ですね。

繰り返し発生する事務作業を効率化するには、下記の手段があります。

１．作業内容を明確にする
まず、繰り返し行われる事務作業をすべてリストアップします。例えば、「データ入力」「メール対応」「報告書作成」など、頻度が高く時間がかかる作業に着目します。そして、作業の流れや手順を詳しく分析し、手間がかかる部分やミスが起きやすい部分を特定します。

２．作業手順を統一する（標準化）
次に、作業を効率よく進めるために、手順を統一します。例えば、作業手順をフローチャートにまとめたり、よく使う書類やメールのテンプレートを用意したりします。また、データやファイルの保管場所を整理し、誰でも簡単にアクセスできるようにします。これにより、作業ミスを減らし、効率的に進められるようになります。

３．自動化ツールを活用する
定型的な作業は、ツールを使って自動化することが大きな効果を発揮します。
例えば、①データ入力や転記は、専用の自動化ソフト（RPA）を使う、②メールの送信や帳票の作成は、テンプレートやスクリプトを使う、などの取り組みが有効です

これにより、人手を減らし、作業スピードを大幅に向上できますので、ご検討ください。