この事例は、オフィスの書類棚のラベルを統一しファイルを揃えた整頓事例で、専門家評価はDランク（28点）。収納ルールづくりが課題。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 改善の種類 | 整頓 |
| 改善場所 | オフィス（書類棚） |
| 改善対象 | 書類（ファイル） |
| 専門家評価 | Dランク（28点。Dは30点以下） |
| 効果 | ラベルとファイルの種類が揃い、整頓された状態になった（改善報告に数値の記載なし） |
改善前の状態（Before）
書類棚に、ファイルと書類の束が乱雑に置かれていました。
改善内容（After）
ラベルを統一し、ファイルの種類を揃えて、整頓しました。
専門家コメント
書類棚の整頓を進めた改善です。まずは、乱れている状況を見つけて対処していただいたことに感謝します。ありがとうございます。
ただ、もう一歩考えてほしいのは、なぜこのような状況になったのか、ということです。①誰もが自分の判断で書類を収納していた、②使うときのことを考えず積み上げるだけだった、③何をどのように置くのか決まっていなかった。つまり、書類を収納するルールがなかったことが、主な原因となっていることが多いです。
そうであった場合、次のステップとして、あなたがやるべきことは何でしょうか。ぜひ検討して、次なる改善のヒントにしていただきたいと思います。
5S改善評価：合計28点（Dランク）
今回の改善を、5つの項目で辛口に評価しました。
| 評価項目 | 評価 | 点数 |
|---|---|---|
| （1）成果の大きさ | D | 4点 |
| （2）改善の独自性 | D | 4点 |
| （3）改善の難易度 | C | 8点 |
| （4）清潔レベル | C | 8点 |
| （5）習慣（しつけ）レベル | D | 4点 |
| 合計 | D | 28点 |
（1）成果の大きさ：D（4点）
理由：書類棚が整頓され、ラベルとファイルが揃った点は評価できる。ただ、書類を探す時間の変化などの数値は改善報告になく、成果は比較的小さい。「成果は比較的小さい改善」と評価する。
（2）改善の独自性：D（4点）
理由：ラベルを統一し、ファイルの種類を揃えるのは、書類整頓の基本的な進め方で、誰でも思いつく取り組みである。「誰でも思いつく改善」と評価する。
（3）改善の難易度：C（8点）
理由：ラベルの統一とファイルの入れ替えで完了できる。特別な技術や設備は要らないが、書類の量に応じた手間はかかる。改善報告に所要時間の記載はない。「そんなに時間をかけない改善」と評価する。
（4）清潔レベル：C（8点）
理由：ラベルの統一やファイルの種類が揃った状態で、一定の秩序はある。ただ、専門家が指摘するとおり、書類を収納するルールがなければ、何かのきっかけで再び乱れる。「何かのきっかけで再発する改善」と評価する。
（5）習慣（しつけ）レベル：D（4点）
理由：何をどのように置くのか、という収納のルールは、改善報告に記載がない。専門家が課題として挙げている、単発の改善といえる。「習慣化を促さない単発的な改善」と評価する。
Dランクから上位ランクに上げる工夫と考え方
この改善は「整った状態」を作った段階です。上のランクに進むために必要なのは、もう一度並べ直すことではありません。この仕組みが、この先も崩れないようにすることです。
点数で見る「上げ方」
28点のこの事例は、改善そのものの中身（成果・独自性・難易度）を変えなくても、維持の2項目（清潔・習慣）を上げるだけでランクが上がります。
| 上げ方 | 清潔 | 習慣 | 合計 | ランク |
|---|---|---|---|---|
| 現在 | C（8点） | D（4点） | 28点 | D |
| 清潔・習慣を1段階ずつ上げる | B（12点） | C（8点） | 36点 | C |
| 清潔・習慣をともにAまで上げる | A（16点） | A（16点） | 48点 | B |
成果や独自性を上げるには新しい発想や時間が要りますが、清潔と習慣は仕組みで上げられる項目です。「あと3点」でCランク、清潔と習慣をAまで整えればBランクに届きます。
清潔レベルのカギは「未然防止」
整理・整頓・清掃は、放っておくとモグラ叩きになりがちです。書類が積み上がったら整理し直す。ラベルが違っていたら貼り替える。これは、起きてから直す「後追い」です。何をどのように置くのかが決まっていなければ、また誰かの判断で置かれます。
この評価基準では、清潔レベルの最高位は「問題を未然に防止できる仕組み」です。「気をつける」「声をかける」に頼らず、誰が収納しても、同じ場所に同じ状態で置ける、置き方のルールと表示にすることです。私たち評価者が支援現場で強く感じるのは、多くの中小製造業の現場で、この「不具合が起きない仕組み」まで考える視点が不足していることです。
この事例に当てはめると、次のようになります。
| 起こりうる不具合 | 後追いの対応（Dの発想） | 未然防止の仕組み（例） |
|---|---|---|
| 誰もが自分の判断で書類を収納する | 気づいた人が並べ直す | 書類の種類ごとに置き場を決め（定置・定品・定量）、棚とファイルの両方に同じ名称を表示する |
| 使うことを考えず、積み上げるだけになる | 崩れてから整理する | 積み上げず、ファイルを立てて収納する形にする（例）。よく使う書類ほど、取りやすい位置に置く |
| 何をどのように置くのか、決まっていない | 迷ったとき、その場で判断する | 書類棚の収納ルール（置く物、ファイルの種類、ラベルの書き方）を1枚にまとめ、棚に掲示する（例） |
| 書類が増えて、入らなくなる | 増えてから、置き場所を探す | ファイルの数の上限を決め、増えるときは何かを整理するルールにする（例）。保管期間は、社内の決まりや法令に従って確認する |
上の表は例です。専門家が挙げた3つの原因のうち、どれが自分の職場に近いかを、書類を使う仲間と話し合ってください。ルールは、使う人みんなで決めたほうが、守られやすくなります。
習慣（しつけ）レベル：単発の改善から「皆が守る標準化」へ
習慣（しつけ）は、清潔で見つけた良いやり方を標準化する活動です。習慣レベルを上げるには、一人の工夫を、全員が同じように行うルールにします。
- 書類棚の収納ルールを1枚にまとめて、棚に掲示する
- 新しく入った人にも分かるよう、ラベルの意味と書き方を周知する
- ラベルや棚の状態を見直す時期（月に一度など）を決めておく
次の改善報告で期待すること
専門家は、次の視点で考えるよう求めています。
- なぜ乱れた状態になったのかを、原因から考える
- 書類を収納するルールがなかったのであれば、ルールをつくる
- 次の改善のヒントとして、あなたがやるべきことを検討する
書類を収納するルールまで踏み込んだ、次なる改善報告を楽しみにしています。
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