この事例は、ホワイトボードの月間予定を色つきマグネットで種別ごとに分けた整頓事例で、専門家評価はBランク（48点）。予定の種別が一目で分かるようになった。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 改善の種類 | 整頓 |
| 改善場所 | オフィス |
| 改善対象 | 情報（月間予定を書くホワイトボード） |
| 専門家評価 | Bランク（48点。Bは46〜65点） |
| 効果 | マグネットで分かりやすくしたことで、探すムダが省けた。色分けにより、予定を一目で確認できるようになった |
改善前の状態（Before）
月間の予定は、とりあえずホワイトボードに書いておく、という使い方でした。予定は書かれていても、どれがどんな種類の予定なのかが一目では分からない状態です。
改善内容（After）
予定の種別を、色つきのマグネットで明確にしました。色を見れば種類が分かるため、予定を探す手間が省けます。短縮できた時間は、改善報告では「かなりの秒短縮」とされています。
専門家コメント
これまで月間の予定をとりあえずホワイトボードに記載していた状態から、予定の種別を色つきのマグネットで明確にすることで、予定していた内容を忘れないようにした改善事例ですね。
予定表をホワイトボードに記載している場面はよく見かけますが、色つきのマグネットを使用して一目で予定の種別がわかるようにしたのは素晴らしい改善だと感じました。
この改善によって、予定確認の手間を省くことができ、さらに予定忘れも削減できますね。改善活動をありがとうございました。
さて、このホワイトボードの使い方の方向性としては、現時点で十分だと思われます。そこで、今後は、数か月に一度、このホワイトボードを使用している人にヒアリングをして、改善点がないか探ってみてください。
大きな改善を実施した場合、そこで立ち止まってしまうことがよくあるのですが、大きな改善を実施した後だからこそ、さらなる使い勝手の良さに対して様々なアイデアがでてくるものです。ぜひ、ここで満足せずに、さらなる改善を進めてくださいね。
また、これからの時代はＩＴ化が主流となってきます。このホワイトボードの仕組みは残しつつ、デジタル化することで、いつでもどこでもだれでもこの予定を確認することができます。ぜひ、そのあたりの工夫も楽しみにしております。
では、次なる改善を楽しみにお待ちしております。
5S改善評価：合計48点（Bランク）
| 評価項目 | 評価 | 点数 |
|---|---|---|
| （1）成果の大きさ | B | 12点 |
| （2）改善の独自性 | B | 12点 |
| （3）改善の難易度 | C | 8点 |
| （4）清潔レベル | C | 8点 |
| （5）習慣（しつけ）レベル | C | 8点 |
| 合計 | B | 48点 |
（1）成果の大きさ：B（12点）
理由：予定を探すムダが省け、色分けで一目で確認できるようになった。専門家も、確認の手間に加えて予定忘れの削減につながると見ている。短縮時間の具体的な数字はないため、「満足のいく成果」と評価する。
（2）改善の独自性：B（12点）
理由：ホワイトボードの予定表そのものはよく見かける仕組み。そこに色つきのマグネットを使い、予定の種別を一目で分かるようにした点は、専門家が「素晴らしい改善」と感じた工夫である。「標準的に発想ができる改善」と評価する。
（3）改善の難易度：C（8点）
理由：色つきのマグネットを用意し、予定の種別ごとに使い分ける改善で、ボードの作り替えや大がかりな加工は必要としない。「そんなに時間をかけない改善」と評価する。
（4）清潔レベル：C（8点）
理由：色で種別が分かる状態は作れているが、色の意味の表示や、予定の書き換え・マグネットの付け替えのルールは改善報告から読み取れない。貼り忘れや色の使い間違いがあると、元の状態に戻る可能性がある。「何かのきっかけで再発する改善」と評価する。
（5）習慣（しつけ）レベル：C（8点）
理由：色の使い分けを、ボードを使う皆が同じように守るための運用ルールは、まだ整っていない段階。ルールを決めて周知すれば、習慣として定着し、レベルアップできる。
評価できる点と、Aランクに近づく次の一歩
評価できる点
「とりあえず書いておく」予定表から一歩踏み出した事例です。特に次の3点を評価したいところです。
- 情報を「整頓」の対象として扱った。モノではなく予定という情報を、種別ごとに区分して見やすくしています
- 色を見れば分かる形にした。種別が一目で分かるようにしたことで、探すムダが省けています
- 予定忘れを防ぐ方向に効いている。専門家も、確認の手間だけでなく、予定忘れの削減につながる点を評価しています
あと18点でAランク。清潔と習慣を2段階ずつ上げる
合計48点のこの事例は、Aランク（66点以上）まであと18点です。清潔と習慣（しつけ）をC（8点）からA（16点）に上げると+16点で64点。さらに成果の大きさをB（12点）からA（16点）に上げると、68点でAランクに届きます。
| 上げ方 | 成果 | 清潔 | 習慣 | 合計 | ランク |
|---|---|---|---|---|---|
| 現在 | B（12点） | C（8点） | C（8点） | 48点 | B |
| 清潔・習慣をBに | B（12点） | B（12点） | B（12点） | 56点 | B |
| 清潔・習慣をAに | B（12点） | A（16点） | A（16点） | 64点 | B |
| さらに成果をAに | A（16点） | A（16点） | A（16点） | 68点 | A |
成果は、短縮できた時間や減った予定忘れを数字で示すと伝わります。専門家の言う「数か月に一度のヒアリング」は、使う人の声から使い方を標準に育てる機会になります。
「予定忘れ」と「色の使い間違い」を、起きる前に防ぐ
清潔レベルの最高位は「問題を未然に防止できる仕組み」です。予定を忘れてから気づく、色を間違えてから直す、という「後追い」ではなく、「気をつけて貼る」に頼らずに済む形を考えます。次の表は改善報告にない内容のため、例として挙げます。
| 起こりうる不具合 | 未然防止の仕組み（例） |
|---|---|
| 人によって色の意味の受け取り方がずれる | ボードの隅に、色と予定の種別の対応表を常に表示する |
| マグネットが足りない・どこかへ行く | 色ごとのマグネットの置き場（定位）と、置く数（定量）をボード上に決めておく |
| 終わった予定や変更が反映されない | 月の切り替え日や週の始めに、書き換えとマグネットの付け替えをする担当者と手順を決める |
| ボードの前にいないと予定が分からない | 専門家の提案どおり、ボードの仕組みは残しつつ、予定をデジタルでも確認できるようにする |
デジタル化は、社内のシステムの担当者と確認しながら進めてください。色の使い分けをルールにして皆が同じように守れれば、清潔と習慣のレベルが上がり、Aランクが見えてきます。
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