【ビフォー】売上伝票を得意先別で画用紙で綴じていた
【アフター】得意先別でファイルへ綴じる様にした
【結果／効果】
（なにが）
探して取出すムダが
（どうなった）
探して取出して綴じるのに1日平均2分ぐらいかかっていたが、30秒短縮した
1日平均で30秒短縮×月間15日発生
1カ月あたり：450秒削減 450円削減
【専門家コメント】
売上伝票の保管方法を画用紙綴じから背表紙付きファイルへ変更し、
キャビネット内の定位置表示と組み合わせることで
作業時間を大幅に短縮した素晴らしい改善事例ですね。
【ビフォー】の状態では、得意先別に画用紙で綴じられていたため、
自立せずに倒れやすく、目的の伝票を探す際や綴じ直す際に
「取り出しにくさ」「扱いづらさ」が発生していました。
今回、【アフター】のように自立するファイルへ変更し、
背表紙へ大きくナンバリング（①〜⑤）を施したことで、
上から一目で目的のファイルが見分けられるようになりました。
さらに、引き出しの手前側にも「ここにも表示」とある通り、
ファイルごとの定位置（アドレス）を明記された点が非常に素晴らしいですね。
これにより、「探して取り出して綴じるのに1日平均2分かかっていた作業が
30秒短縮した（25%の工数削減）」という明確な成果に繋がっています。
事務作業の「ちりツモの無駄」をしっかり見逃さず数値化した点が大変素晴らしいです。改善活動お疲れ様でした。
さて今後のさらなる改善に向けてですが、
ファイルの自立と定位置化によって探す手間は大幅に減りましたので、
ここからさらに一歩踏み込んで「ファイル内部の検索性向上とリバウンド防止」を
検討していただければと思います。
外側の管理が綺麗に整いましたので、今度はファイルを開いた後の
「目的の伝票へのアクセス」や「年度替わりの管理」を
スムーズにする工夫が考えられます。
そこで、さらにここから踏み込んで、
〇ファイル内のインデックス（月別タブ）の設置
ファイル内部に月別の見出し（5月、6月など）を付け、
目的の月のページを0秒で開けるようにする。
〇ファイル手前の表示に「五十音順の得意先名」を併記
番号（①〜⑤）だけでなく、「あ〜さ行」といった検索キーを
手前表示や背表紙に加えておき、担当者以外でも迷わず戻せるようにする。
といった仕組みを取り入れてみてはどうでしょう。
「外側の見た目と定位置化」の次は、誰が開いても目的の伝票へ即アクセスできる
「ファイル内部の構造化」へ。
オフィスワークの更なる効率化を目指して、ぜひもう一工夫を加えてみてください。
引き続き頑張ってください。
さらなる改善事例をお待ちしております。
